Werkwijze

De werkwijze van de Rekenkamercommissie is vastgesteld in de:

• Verordening op de Rekenkamercommissie
• Samenwerkingsovereenkomst
• Reglement van de orde
• Onderzoeksprotocol. 

 Verordening Rekenkamercommissie

De gemeenteraden van Wassenaar, Voorschoten en Oegstgeest hebben ieder afzonderlijk een verordening vastgesteld (medio 2005) waarin onder andere zijn geregeld:

• de bevoegdheid van de Rekenkamercommissie.
• op welke wijze de leden worden benoemd.
• de vergoedingen voor de werkzaamheden van de Rekenkamercommissie.  

Raadsvoorstel gemeente Voorschoten
Verordening Rekenkamercommissie gemeente Voorschoten

Samenwerkingsovereenkomst

De samenwerking tussen de gemeenten Wassenaar, Voorschoten en Oegstgeest op het gebied van de rekenkamerfunctie is vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst en vastgesteld door de drie gemeenteraden (medio 2005). In de overeenkomst is onder andere vastgelegd welke faciliteiten de Rekenkamercommissie ter beschikking staan, zoals huisvesting, aanwijzing ambtelijk secretaris, beschikbaar budget en verdeling van de lasten van de commissie.

Samenwerkingsovereenkomst Rekenkamerfunctie Wassenaar, Voorschoten en Oegstgeest.

Reglement van orde

In het reglement van orde is onder andere geregeld het voorzitterschap, woordvoerderschap, vergaderregels van de Rekenkamercommissie.

Onderzoeksprotocol

De Rekenkamercommissie heeft een aantal richtlijnen geformuleerd (vastgelegd in het onderzoeksprotocol) die ervoor moeten zorgen dat de onderzoeken die de commissie uitvoert kwalitatief in orde zijn en goed verlopen binnen de gemeentelijke organisatie. Daarnaast verschaft het onderzoeksprotocol inzicht in de werkwijze van de Rekenkamercommissie en draagt het bij aan de transparantie in de gemeentelijke organisatie.

In het onderzoeksprotocol zijn onder andere opgenomen de uitgangspunten bij een onderzoek, de onderwerpkeuze en de selectiecriteria.

Uitgangspunten bij onderzoek

Rekenkameronderzoek moet uiteraard betrouwbaar, degelijk en onpartijdig zijn. Daarom is het van groot belang dat het onderzoek zorgvuldig verloopt. Dit geldt voor de omgang met (gevoelige) informatie, degene die wordt onderzocht en de manier waarop onderzoeksresultaten worden gepubliceerd.

Ook zijn de volgende kwaliteitseisen belangrijk:

• Objectiviteit
• Onderbouwing
• Consistentie
• Bruikbaarheid
• Onafhankelijkheid
• Doelmatigheid
• Controleerbaarheid
• Constructiviteit

Onderwerpkeuze en selectiecriteria

Onderwerpkeuze
De Rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeenten Wassenaar, Voorschoten en Oegstgeest. Dit betekent dat de commissie zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe een onderzoek wordt ingericht. De Gemeenteraden en de Colleges van Burgemeester en Wethouders kunnen de commissie verzoeken om een bepaald onderwerp nader te onderzoeken. Ook is het mogelijk dat burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties een verzoek indienen. Alle inkomende verzoeken worden in de Rekenkamercommissie besproken. De commissie beslist of deze verzoeken worden gehonoreerd. De indiener wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de reactie op zijn/haar verzoek.

De Rekenkamercommissie laat zich bij haar keuze van onderwerpen niet alleen leiden door de aangedragen verzoeken maar houdt zelf ook bij wat er aan thema's speelt binnen de gemeente. Hiervoor kan de commissie gebruik maken van officiële stukken zoals raadstukken, B&W stukken, de begroting, jaarrekening, beleidsstukken en raadscommissiestukken. Verder hanteert de commissie andere bronnen, zoals lokale media, vakpublicaties en de overige rapportages die binnen de gemeente verschijnen (bijvoorbeeld naar aanleiding van de accountantscontrole en/of de 213a onderzoeken). Hiernaast oriënteert de commissie zich op het werk van andere rekenkamercommissies in Nederland en is er tweemaal per jaar een bijeenkomst met Rekenkamers(commissies) uit de regio Holland Rijnland en Haaglanden.

Niet alle onderwerpen lenen zich voor een uitgebreid rekenkameronderzoek zoals beschreven in het onderzoeksprotocol. In sommige gevallen kan worden bekeken of de onderzoeksvraag op een andere wijze door de commissie kan worden onderzocht. De commissie bepaalt zelf in welke gevallen afgeweken wordt van het onderzoeksprotocol. Indien sprake is van een afwijking van het protocol wordt dit schriftelijk beargumenteerd en aan betrokkenen aangegeven.

Selectiecriteria

Om tot een onderzoek te komen moet een onderwerp aan de volgende criteria voldoen:

• er is sprake van maatschappelijke relevantie
• het element van leren van de fouten is aanwezig en is toekomstgericht
• er is sprake van een aanmerkelijk financieel, organisatorisch en bestuurlijk belang
• er is sprake van een (bij voorkeur) gezamenlijk belang van de gemeente Oegstgeest, Voorschoten en Wassenaar op zowel onderwerp beleid als beheer
• het onderzoek is haalbaar in tijd
• het onderzoek is haalbaar in beschikbare (geldelijke) middelen
• het onderzoek kan getoetst worden aan een normenkader.